Ma gestion des tâches
Au fil des ans, je me suis construit une façon de m’organiser et de gérer mes tâches, à partir de plusieurs sources. Je suis pour le moment satisfait du résultat, au point de l’avoir partagé avec quelques personnes de mon entourage. J’ai même fait un google doc pour ma soeur, détaillant mon process.
Je reprends ici ce document, en enlevant les privates jokes et en reformulant un peu.
TLDR; Ma gestion des tâches est globalement une implémentation de GTD, matinée de Kanban, de préférence paperless, avec l’outil Trello.
Trello
Trello est un outil gratuit (avec une version payante) qui permet de gérer des listes et des cartes. On peut l’utiliser à plusieurs, faire des checklists, des votes, …
C’est vraiment pratique, dessus, j’ai mes todo lists, mais aussi ma liste de films à regarder, de musique à creuser, etc…
L’avantage d’un outil de ce type par rapport à des listes papier, c’est que l’on peut facilement déplacer les éléments dans une liste ou entre les listes, chose que l’on ne peut pas faire sur un cahier. On peut aussi faire cela avec des post-its, mais cela impose un tableau physique assez grand.
Un autre avantage c’est qu’un tableau électronique est dématérialisé, donc disponible partout, sur tous les appareils : laptop, smartphone, etc… Ce qui n’est pas possible avec un tableau physique à base de post-its.
Mind like water
GTD, pour « Getting things done », c’est la méthode de David Allen, qui est décrite dans le bouquin éponyme, qui a été traduit en français sous le titre pourri « s’organiser pour réussir »
J’ai lu le bouquin il y a longtemps, et depuis j’utilise une variante de ce système tous les jours.
Un système pour les gouverner tous.
L’idée de getting things done est que le manque d’organisation est une source de stress et de perte de productivité. Les gens oublient des tâches, s’inquiètent pour des choses qui sont encore lointaines, etc…
David Allen préconise de mettre en place un système dans lequel toutes les tâches, absolument toutes, sont stockées. Le but est de se sortir ces tâches de l’esprit. Si on ne stocke pas les tâches à l’extérieur de l’esprit, elles reviennent inopinément : « Ah il faut que je fasse truc pour machin », « ah il ne faut pas que j’oublie.. », causant distraction (de la tâche présente ou d’un moment agréable qui n’a rien à voir), et stress.
La promesse de GTD : une fois tous les petits trucs bouclant dans l’esprit sortis, on est Zen. L’esprit est comme un lac, calme, plat, … (il utilise vraiment cette image).
Moi ça me fait penser à la pensine de Dumbledore, où il sort les pensées anxiogènes pour les mettre dans un bassin en aluminium.
Flux vs calendrier
Beaucoup de gens bloquent du temps pour une tâche dans leur calendrier. Genre « Lundi de 14h à 16h je m’occupe de Xx ».
Cela ne fonctionne pas tout le temps, parce qu’on a souvent des imprévus qui changent les priorités, par exemple un pré-requis manquant, un client qui a besoin de quelque chose en urgence, etc… Du coup il faut refaire tout le calendrier.
GTD préconise d’avoir une liste de trucs à faire (Next actions), avec toutes tes tâches, organisées par priorité, que l’on vide quand on a le temps de travailler.
On a donc plus des plages de temps bloquées pour des tâches, on a une pile de tâches que l’on dépile. On a un flux de travail, de TODO à DONE, et plus un planning.
GTD utilise le calendrier, mais seulement pour des choses qui sont forcément, par définition, fixées dans le temps, typiquement un rendez vous ou une conférence.
Je ne peux m’empêcher de comparer ce passage du calendrier à la liste de tâches, à la transition entre un planning avec des estimations et périodes fixées, et un backlog priorisé avec la gestion des flux et de la prédictibilité, que l’on a en kanban par exemple. D’ailleurs GTD s’allie très bien à Kanban.
Inbox zéro et process GTD
Définition : une inbox est une source de trucs (stuff). Typiquement la boîte mail, les notes qu’on prend en pensant à quelque chose dans le métro, etc…
Il faut minimiser les inbox, moins on en a, plus il est facile de dépiler.
Régulièrement on vide les inbox, selon un processus donné par par le flowchart GTD :
- S’il n’y a rien à faire pour cet élément on l’archive comme information pour plus tard, ou on supprime s’il est vraiment inutile.
- Règle des deux minutes : si l’action à accomplir prend moins de deux minutes, on l’exécute, sans chercher à déléguer ou reporter. En effet, gérer une tâche (la déléguer, la mettre dans une liste, etc…) prend du temps, si la tâche en elle même est rapide, autant la faire tout de suite. (le but : on dépile, on dépile).
- Est-ce que c’est vraiment à moi de le faire ? Si on n’est pas la meilleure personne pour exécuter une tâche, on la délègue. Il faut alors garder une liste des tâches déléguées, pour suivre l’avancement.
- Enfin, on place la tâche dans la liste des prochaines actions, ou dans le calendrier si c’est un rendez vous.
Dans la liste des prochaines actions, on ne doit avoir que des choses immédiatement actionables, on ne doit pas avoir besoin de réfléchir pour l’exécuter, cela ne doit pas être vague. « Projet Sigma » par exemple n’est pas une action valable, au contraire de « Faire une proposition chiffrée au client pour Sigma ». En général, s’il y a un verbe dans la tâche, c’est bon signe. Une tâche vague doit être reformulée ou découpée, sinon elle risque plus que les autres d’être procrastinée.
La liste de prochaines actions doit être revue régulièrement pour toujours être ordonnée par priorité. C’est là qu’un outil comme Trello, qui permet de déplacer les cartes, est supérieur à une liste papier.
GTD préconise aussi d’avoir une liste « En attente / à suivre » pour les trucs qui attendent un élément de quelqu’un ou quelque chose d’autre.
A la fin du process l’inbox doit être vide.
Mon inbox (mail personnels, cherry think, best of web, etc…) est vide. Tout part dans trello.
Limiter le travail en cours
Kanban est un système de gestion de tâches. C’est une méthodologie sur laquelle beaucoup de choses ont été écrites, et dont on pourrait parler longtemps. Je ne vais présenter ici que ce qui est nécessaire pour une (ma) gestion des tâches personnelle.
Management visuel : Kanban est basé sur des boards (tableaux), avec des cartes (qui sont des tâches, pour ce qui nous intéresse). Le tableau représente chaque étape dans lesquelles passent les cartes. Il peut y avoir tout plein de colonnes. En regardant le tableau on peut voir l’état du projet, s’il y a des tâches bloquées, s’il y a beaucoup ou pas beaucoup de choses terminées, etc…
Un point important est la gestion des flux : le parcours d’une tâche dans le tableau doit être fluide, prévisible, sans blocage. En particulier, chaque colonne (sauf la première qui est le backlog de chose à faire et la dernière, qui contient ce qui est fini) a un nombre limité d’éléments. On limite le travail en cours, pour ne pas commencer plein de choses sans les terminer.
Pour la même raison, il faut éviter le multitasking : on est forcément plus efficace en étant bien concentré.
Done list
Un point dont GTD ou Kanban ne parlent pas, mais qui est source de joie et de contentement : la satisfaction de voir les choses accomplies, d’avoir produit, réalisé, terminé des tâches et des corvées.
Ce n’est pas vital, on pourrait juste supprimer les tâches terminées et les faire disparaitre du board, mais je trouve agréable d’avoir une liste des choses, done, accomplies, que je peux regarder.
Les gens qui préfèrent le papier ont la satisfaction de pouvoir barrer d’un grand coup de crayon l’élément dans leur liste. C’est plus gratifiant encore, on a un soulagement physique.
Amélioration continue
**Au coeurs de la philosophie agile et de kanban, il y a l’amélioration continue : régulièrement se demander ce qui marche, ce qui ne marche pas, pour s’améliorer.